Como a Otimização de Processos de RH pode melhorar a sua rotina?

A otimização de processos deveria ser uma das prioridades dos gestores de RH. Afinal, é algo fundamental para as empresas se manterem competitivas.

Foi-se o tempo em que o RH se dedicava apenas a cuidar das contratações e folhas de pagamentos. Hoje, o setor tem outras atribuições, entre elas a de valorizar e reconhecer os colaboradores.

Porém, essa é uma das maiores falhas das empresas brasileiras: a falta de reconhecimento é o principal motivo para 27% dos profissionais pedirem demissão. A boa notícia é que não apenas esse, mas também outros problemas, podem ser resolvidos, se mais atenção for dada aos processos do departamento de Recursos Humanos. 

Continue lendo para ficar por dentro do assunto!

O que é a otimização de processos no RH?

Por conta do volume de trabalho, de prazos desafiadores e da falta de mão de obra qualificada  para preenchimento das vagas em aberto na empresa, pode ser bem comum ver os profissionais de RH dando prioridade às atividades operacionais.

Embora elas sejam importantes para o funcionamento da corporação, as questões estratégicas demandam uma atenção especial. Esse é justamente o objetivo da otimização de processos: ter um departamento mais estratégico e funcional, sendo reconhecido pela empresa e stakeholders internos.

Ao deixar de focar apenas no operacional – sem, é claro, prejudicar a qualidade das entregas – tanto seu setor, a empresa quanto os colaboradores só têm a ganhar.

E quais são as vantagens de otimizar o Recursos Humanos?

Ao melhorar os processos, o RH consegue administrar melhor as demandas e dedicar mais tempo aos assuntos estratégicos, ou seja, a tudo aquilo que foge do seu papel burocrático.

A manutenção do clima organizacional, a qualidade de vida dos funcionários e o desenvolvimento de pessoas, por exemplo, devem fazer parte das preocupações do departamento.

Quando essas questões recebem mais atenção, várias vantagens são observadas:

• Rapidez na tomada de decisão;
• Aumento de produtividade do setor de RH;
• Ganho em eficiência;
• Otimização de tempo no trabalho ;
• Redução da taxa de turnover;
• Melhoria nos resultados entregues por seu departamento.

Como aplicar a otimização de processos em 7 passos

Não sabe por onde começar? Então, confira as melhores dicas que a gente selecionou para você:

1. Mapeie os processos do seu setor

O primeiro passo é conhecer todos os processos do setor de RH. Além de listar as atividades, você deve documentar cada uma delas. Para cada processo, mapeie:

1. Responsável pelo processo;
2. Descrição da tarefa em passos;
3. Prazos de cada Etapa;
4. Definição de pronto: quando aquele processo pode ser considerado finalizado.

2. Tenha uma documentação dos processos mapeados 

Outro passo importante é criar e reter uma documentação dos processos mapeados, para gestão de conhecimento do departamento de Recursos Humanos. Assim, caso algum novo colaborador se una a equipe, será mais fácil para ele se familiarizar com os processos de seu setor. 

Esse é um dos primeiros passos para implementação do RH Ágil, que consiste em adaptar o setor de Recursos Humanos para ser um dos protagonistas da Transformação Digital dentro das corporações. 

Ferramentas on-line para Documentação de Processos do RH: 

• Sydle;
• Totvs;
• Draw.io;
• Trello;
• Asana.

3. Defina metas corporativas

Ter metas claras ajuda a manter o foco nas atividades planejadas. Ao mesmo tempo, possibilita manter os colaboradores engajados e medir o desempenho do setor de RH. Só tenha cuidado com uma coisa: as metas devem ser desafiadoras, mas atingíveis.

Para isso, avalie a criação de OKRs (Objective and Key Results), uma metodologia de gestão que permite desburocratizar a definição e acompanhamento de metas corporativas, em períodos faseados de tempo – chamados de fases iterativas. 

Assim, seu setor fica mais preparado para lidar com as mudanças que podem surgir ao longo do ano, adaptando o planejamento para suprir as novas necessidades. 

4. Qualifique o capital humano

Se o objetivo é otimizar processos do setor de RH, capacitar a equipe para fazer as melhorias é necessário. Mais do que motivar os colaboradores, a empresa deve apostar no conhecimento para que todos possam expandir seus horizontes.

Durante a pandemia, diversos cursos à distância têm sido oferecidos para auxiliar na capacitação de equipes de Recursos Humanos em tempos tão desafiadores. Temas como gestão comportamental, recrutamento e seleção online, People Analytics têm estado em alta. 

5. Integre as equipes

Além de cuidar do próprio setor, o RH tem uma grande responsabilidade estratégica: integrar as equipes de diferentes áreas da empresa. É importante que cada uma saiba o que a outra faz para que os esforços possam ser coordenados em busca de objetivos comuns.

6. Melhore a comunicação interna

Conseguir se comunicar de forma clara ajuda o RH a se aproximar dos profissionais e encontrar soluções mais efetivas. Para isso, é preciso investir em canais de comunicação e na cultura do diálogo.

Em um cenário que muitas empresas adotaram o Home Office, uma boa solução é considerar ferramentas de comunicação online corporativa – como o Slack – que permite que diversas áreas e projetos da empresa se comuniquem em um ambiente colaborativo on-line. 

7. Aposte na Transformação Digital e ferramentas online 

Contar com as ferramentas adequadas é um passo importante na otimização de processos. Seja para automatizar o contato com candidatos em processos seletivos ou até mesmo gerenciar os indicadores do seu setor, otimizar processos por meio da tecnologia tornará sua rotina mais livre para tarefas estratégicas. 

Além de investir em softwares de gestão, contar com outras soluções, como de gestão da mobilidade dos seus colaboradores, ajuda o RH a entregar valor para empresa e para os funcionários.

Isso porque gastar menos tempo no trajeto entre a casa e o trabalho, por exemplo, ajuda a tornar os colaboradores mais produtivos, já que o estresse diminui. Como consequência, os indicadores do RH, como a taxa de turnover, por exemplo, tendem a diminuir.

Pronto (a) para otimizar os processos de RH?

Depois de entender como a otimização de processos funciona e quais são suas vantagens, fica difícil continuar fazendo tudo do mesmo jeito, não é mesmo?

É como se todo aquele tempo dedicado às atividades operacionais perdesse boa parte do seu sentido. Portanto, se você é gestor e quer fazer o RH ser visto como um setor estratégico para a empresa, comece a seguir os passos que apresentamos  aqui!

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